Wdrożenie AI w firmie kosztuje u nas od 6 000 zł netto (asystent odpowiadający na pytania z dokumentacji firmy), a pilot na Twoich danych - od 5 000 zł netto. Cena zależy od liczby systemów do połączenia i od tego, kto sprawdza wynik pracy modelu, dlatego najdroższe są wdrożenia obejmujące kilka działów, które wyceniamy indywidualnie. Do tego dochodzi też opłata miesięczna za model i infrastrukturę. Aktualne ceny AppCreo znajdziesz w cenniku. Zwrot pojawia się najszybciej tam, gdzie AI odciąża powtarzalną obsługę dokumentów.
Jak typ projektu wpływa na koszt wdrożenia AI?
Zapytania o wdrożenie AI kończą się zwykle na jednym z sześciu typów projektu. Różnią się nie „poziomem zaawansowania”, tylko liczbą systemów do połączenia i tym, kto sprawdza wynik pracy modelu - od tego zależy, ile kosztuje wdrożenie AI.
| Typ wdrożenia | Co robi | Czas uruchomienia (tygodnie) | Koszt wdrożenia (poziom względny) | Koszt miesięczny (poziom względny) |
|---|---|---|---|---|
| Asystent na dokumentach firmowych | Odpowiada na pytania pracowników na podstawie umów, procedur i instrukcji | zwykle najkrótszy - bez integracji z systemami | niski - od 6 000 zł netto | niski |
| Klasyfikacja i odczyt dokumentów | Rozpoznaje typ dokumentu, wyciąga pola i przekazuje je do księgowości lub ERP | 2–3,5 | średni | niski / średni |
| Chatbot obsługi klienta | Odpowiada na powtarzalne pytania klientów, resztę przekazuje człowiekowi | 2–4 | średni | niski / średni |
| Wsparcie sprzedaży w CRM | Streszcza rozmowy, uzupełnia karty kontaktów, podpowiada kolejny krok | zależy od integracji z CRM i kompletności kartotek | wysoki | średni |
| Prognozowanie w ERP | Liczy zapotrzebowanie, poziom zapasów i ryzyko opóźnienia zlecenia | zależy od integracji z ERP i stanu danych historycznych | wysoki | średni / wysoki |
| Agent wykonujący zadania w kilku systemach i działach | Wykonuje wieloetapowe zadania w kilku systemach naraz, z obsługą błędów | 6,5–11 | najwyższy | wysoki |
Wiersze są ułożone od najprostszego wdrożenia do najbardziej złożonego. Pierwszy wyznacza więc dolną granicę kosztów, a ostatni - wdrożenia obejmujące kilka działów - górną. Czasy i poziomy kosztów są jednak orientacyjne - konkretną kwotę daje dopiero wycena zakresu na danych firmy.
Ile kosztuje pilot i co podnosi cenę wdrożenia AI?
Wiele wdrożeń zaczyna się od pilota (proof of concept) na prawdziwych danych firmy - to zwykle 4–7 dni pracy. Taki pilot wdrożenia AI kosztuje u nas od 5 000 zł netto. Odpowiada liczbą, czy model poradzi sobie z Twoimi dokumentami, zanim zapadnie decyzja o pełnym budżecie.
Przy asystencie na dokumentach pilot i pierwsza wersja produkcyjna bywają tym samym projektem, dlatego ten typ wyznacza dolną granicę kosztów.
Wdrożenie AI z integracją z systemami firmy kosztuje wyraźnie więcej niż asystent na dokumentach. Dwukierunkowa integracja z ERP lub CRM podnosi koszt jeszcze bardziej, dlatego takie zakresy wyceniamy indywidualnie, a progi startowe znajdziesz w cenniku.
Podsumowując, wycenę podnoszą trzy rzeczy: liczba systemów do dwukierunkowej integracji, stan danych wejściowych i wymóg rejestrowania decyzji modelu do audytu. Zakres, etapy i sposób pracy opisaliśmy na stronie wdrożenia AI w firmie.
Osobny przypadek to model działający na zdjęciu, a nie na tekście - jak w aplikacji do analizy cech skóry twarzy. W tym przypadku koszt zależy od zebrania i opisania zbioru uczącego, a nie od liczby integracji.
Czym różni się sześć typów wdrożeń AI?
Asystent na dokumentach firmowych
Model odpowiada na pytania pracowników na podstawie umów, procedur, instrukcji i cenników firmy, a przy tym podaje, z którego dokumentu wziął odpowiedź. Warunek wejścia: dokumenty w formie cyfrowej i w jednym miejscu.
Takie wdrożenie AI kosztuje najmniej, bo nie wymaga integracji z systemem transakcyjnym. Technicznie to zwykle RAG - model szuka odpowiedzi w indeksie Twoich dokumentów, co opisujemy w tekście o chatbocie firmowym na własnych dokumentach.
Klasyfikacja i odczyt dokumentów
Wdrożenie rozpoznaje typ przychodzącego dokumentu - faktura, zamówienie, protokół, reklamacja - wyciąga z niego pola i przekazuje je do systemu księgowego albo ERP. Działa na skanach i plikach o zmiennej strukturze, czyli tam, gdzie automatyzacja regułowa się wykłada.
Zwrot liczy się tu najprościej, bo wejście procesu da się policzyć w sztukach dokumentów na miesiąc.
Chatbot obsługi klienta
Odpowiada na powtarzalne pytania klientów na stronie lub w aplikacji, a sprawy, których nie zna, przekazuje człowiekowi razem z historią rozmowy. Sensowny chatbot ma zapisaną granicę: listę tematów, w których nie wolno mu odpowiadać samodzielnie. Bez tej granicy projekt kończy się reklamacjami zamiast oszczędnością.
Warianty chatbotów, ich koszt i moment zwrotu rozpisujemy osobno w tekście o tym, ile kosztuje chatbot AI do obsługi klienta.
Wsparcie sprzedaży w CRM
Model streszcza rozmowy i maile, uzupełnia karty kontaktów i wskazuje szanse, które stoją w miejscu. Wymaga CRM-u, w którym dane już są - jeśli handlowcy nie uzupełniają kartotek, AI nie ma z czego korzystać. Mechanikę rozpisaliśmy w tekście o tym, jak AI zmienia zarządzanie relacjami z klientami.
Prognozowanie w ERP
Model liczy zapotrzebowanie materiałowe, poziom zapasów i ryzyko opóźnienia zlecenia na podstawie historii zamówień. Ten typ ma najwyższy próg wejścia, bo potrzebuje kilku lat czystych danych z jednego systemu. Warunki opisaliśmy w materiale o inteligentnym planowaniu zasobów w ERP.
Siedem zastosowań w zakładzie - od predykcji awarii maszyn po kontrolę jakości - z kosztem i warunkami wejścia rozpisujemy w tekście o AI w firmie produkcyjnej.
Agent wykonujący zadania w systemach
Agent nie tylko odpowiada, ale też wykonuje wieloetapowe zadanie w kilku systemach naraz: pobiera dane, zakłada rekord, wysyła wiadomość, aktualizuje status. To wdrożenie AI kosztuje najwięcej, bo każdy krok wymaga obsługi błędu i ścieżki wycofania.
Co agenci robią w firmach i gdzie zawodzą, opisaliśmy w tekście o agentach AI dla firm, a wersję mobilną - w przewodniku o AI w aplikacjach mobilnych. Technologie, na których je budujemy, zebraliśmy na stronie AI i uczenie maszynowe.
Co składa się na miesięczny koszt utrzymania wdrożenia AI?
Wdrożenie AI nie kończy się odbiorem. Model i infrastrukturę opłacasz potem bezpośrednio u dostawców - najmniej przy asystencie na dokumentach, kilkukrotnie więcej przy agencie w kilku systemach.
Osobną pozycją jest także stała opieka wykonawcy: monitoring, poprawki i aktualizacje modeli, rozliczane co miesiąc. Zażądaj rozbicia wszystkich trzech pozycji w ofercie, bo to one decydują, po ilu miesiącach projekt wychodzi na zero.
Opłata za model
Rozliczana za liczbę przetworzonych zapytań i ich długość. Rośnie razem z użyciem, więc rachunek z pierwszego miesiąca jest zwykle niższy niż z szóstego, kiedy narzędzia używa cały dział. Przy asystencie na dokumentach ta pozycja jest niewielka, natomiast przy agencie - największa z trzech.
Infrastruktura i hosting
Serwer albo chmura, baza wektorowa z indeksem dokumentów, kolejki, kopie zapasowe i monitoring. Jeśli model stoi na własnej infrastrukturze firmy, ta pozycja rośnie, a opłata za model spada. Dlatego to wybór do podjęcia, a nie szczegół techniczny.
Nadzór i poprawki
Ktoś musi czytać, co model odpowiada, i zgłaszać błędy - w pierwszych tygodniach po uruchomieniu to kilka godzin tygodniowo po stronie firmy. Do tego dochodzą poprawki po zmianie procedury, nowym typie dokumentu albo aktualizacji modelu przez dostawcę - to zakres stałej opieki wykonawcy.
Wdrożenie AI bez zaplanowanego nadzoru traci jakość, więc po pół roku nikt z niego nie korzysta.
Jak policzyć, czy wdrożenie AI się zwróci?
Wzór mieści się w linijce: koszt wdrożenia ÷ (oszczędzone godziny miesięcznie × koszt godziny pracownika) = zwrot w miesiącach. Liczą się tylko godziny, które faktycznie znikają z kalendarza, a nie te, które „można by wykorzystać lepiej”.
| Składnik | Jak go ustalić |
|---|---|
| Godziny odzyskane w miesiącu | Pomiar procesu - tylko godziny, które faktycznie znikają z kalendarza |
| Koszt godziny pracownika | Koszt pracy osób, które dziś wykonują proces |
| Miesięczna oszczędność | Godziny odzyskane × koszt godziny pracownika |
| Koszt wdrożenia | Wycena wykonawcy dla wybranego zakresu |
| Zwrot w miesiącach | Koszt wdrożenia ÷ miesięczna oszczędność |
Do tego wyniku trzeba doliczyć koszt miesięczny, bo on przesuwa próg opłacalności. Opłatę za model i hosting odejmij od miesięcznej oszczędności - im większą jej część zjada ta opłata, tym dłużej czekasz na zwrot.
Jeśli zamawiasz stałą opiekę wykonawcy, dolicz ją tak samo. Przy małym procesie to ona decyduje, czy projekt w ogóle wychodzi na plus - wtedy lepiej opiekę rozliczać za faktyczne zgłoszenia niż ryczałtem.
Jeśli po odjęciu opłaty zwrot wychodzi dłuższy niż dwa lata, lepiej zawęzić zakres do jednego, najbardziej obciążonego kroku procesu.
Opisz jeden proces - powiemy, czy AI ma sens i ile kosztuje. Podaj, ile godzin miesięcznie zajmuje dziś Twojemu zespołowi, a policzymy zwrot na tym samym wzorze. wypełnij formularz, napisz na biuro@appcreo.pl albo zadzwoń: +48 783 477 243.
Kiedy wdrożenie AI nie ma sensu?
- Proces wykonuje się kilka razy w miesiącu, więc oszczędność nie pokryje opłaty za model i hosting.
- Reguły są sztywne i dają się zapisać warunkami „jeśli - to”. W takim razie taniej i pewniej działa zwykła automatyzacja procesów, bez modelu językowego w środku.
- Dane są na papierze i w głowach ludzi. Ich digitalizacja to jednak osobny projekt z osobnym budżetem.
- Proces nie znosi błędu, a nie da się wstawić kontroli człowieka przed skutkiem - na przykład przy księgowaniu bez akceptacji.
- Procedura zmienia się co miesiąc, więc koszt utrzymania zje całą oszczędność.
Jeśli w rozmowie wychodzi którykolwiek z tych punktów, odradzamy sobie zlecenie i mówimy to wprost. Wdrożenie AI, które po roku stoi nieużywane, kosztuje firmę więcej niż jego brak - dochodzi jeszcze nieufność zespołu wobec następnego projektu.
Porównanie kosztów automatyzacji regułowej znajdziesz w tekście o tym, ile kosztuje automatyzacja procesów w firmie.
Co dzieje się z danymi firmy i co zapisać w umowie?
Najczęstsze pytanie na pierwszym spotkaniu brzmi: czy nasze dokumenty trafią do modelu i czy ktoś się na nich nauczy. Odpowiedź zależy od architektury wdrożenia i powinna być zapisana w umowie, a nie omówiona ustnie.
| Rodzaj danych | Gdzie trafia | Co musi być w umowie |
|---|---|---|
| Treść pytania i fragment dokumentu potrzebny do odpowiedzi | Do dostawcy modelu, na czas jednego zapytania | Zakaz wykorzystania treści do trenowania modelu oraz wskazany region przetwarzania |
| Pełna baza dokumentów i indeks wyszukiwania | Zostaje na infrastrukturze firmy albo w jej chmurze | Kto jest właścicielem infrastruktury i jak dane są usuwane po zakończeniu umowy |
| Dane osobowe klientów i pracowników | Nie powinny opuszczać systemów firmy - usuwa się je lub maskuje przed wysłaniem zapytania | Umowa powierzenia przetwarzania i pełna lista podprocesorów |
| Logi zapytań i odpowiedzi | Zostają po stronie firmy, jeśli tak zaprojektowano wdrożenie | Czas przechowywania logów i lista osób z dostępem |
| Oceny i poprawki odpowiedzi wystawiane przez pracowników | Zostają u firmy jako materiał do dostrajania | Zapis, że ten zbiór jest własnością firmy, także po rozstaniu z wykonawcą |
Jakie obowiązki nakładają RODO i AI Act?
Gdy wykonawca albo dostawca modelu przetwarza dane osobowe w imieniu firmy, potrzebna jest umowa powierzenia z art. 28 RODO. Klauzula poufności jej nie zastępuje.
Osobna kwestia to AI Act, czyli rozporządzenie UE 2024/1689. Chatbot rozmawiający z klientami musi od 2 sierpnia 2026 r. informować, że rozmówcą jest AI (art. 50).
Gdy model wpływa na rekrutację albo ocenę zdolności kredytowej, od 2 grudnia 2027 r. dochodzą obowiązki systemów wysokiego ryzyka, m.in. rejestrowanie zdarzeń i nadzór człowieka.
Co z tego wynika dla firmy, rozpisujemy w tekście o AI Act dla firm. W branżach regulowanych podział danych jest punktem, od którego projekt się zaczyna - tak jak przy aplikacji mobilnej z AI dla branży farmaceutycznej.
Od czego zacząć wdrożenie AI - plan na pierwsze 30 dni?
Przed rozmową o wycenie sprawdź osiem punktów. Sześć odhaczonych oznacza, że wycena będzie miała sens; trzy - że najpierw jest do zrobienia porządek w danych.
- Jest jeden proces zajmujący mierzalną liczbę godzin w miesiącu i ktoś potrafi tę liczbę podać.
- Dokumenty i dane wejściowe są w formie cyfrowej, nie tylko na papierze.
- Jest osoba, która zna proces od środka i ma czas na spotkania robocze.
- Wiadomo, kto będzie sprawdzał odpowiedzi modelu w pierwszych tygodniach.
- Systemy, z którymi AI ma się łączyć, mają API albo eksport danych.
- Zapadła decyzja, czy zapytania mogą trafiać do zewnętrznego dostawcy modelu.
- Dział prawny wie o projekcie, a także o tym, jakie kategorie danych wchodzą w grę.
- Budżet obejmuje nie tylko wdrożenie, ale i opłatę miesięczną przez co najmniej dwanaście miesięcy.
Pierwsze 30 dni wdrożenia AI w czterech krokach
Gdy większość punktów jest odhaczona, pierwszy miesiąc rozkłada się na cztery kroki:
- Tydzień pierwszy - wypisać procesy kandydatów i zmierzyć godziny każdego z nich.
- Tydzień drugi - wybrać jeden i zebrać prawdziwe dane wejściowe, razem z przypadkami nietypowymi.
- Tydzień trzeci - test na tych danych i jedna liczba na wyjściu: ile odpowiedzi było poprawnych bez poprawki człowieka.
- Tydzień czwarty - podstawić wynik do wzoru zwrotu i zdecydować o wdrożeniu albo rezygnacji.
Rozszerzoną wersję tego planu, od pilota do produkcji, opisujemy w tekście o wdrożeniu AI w 30 dni.
Opisz jeden proces, który zajmuje Twojemu zespołowi najwięcej godzin w miesiącu. W ciągu 24 h w dni robocze odpiszemy, czy wdrożenie AI ma tu sens, ile kosztuje i po jakim czasie się zwróci - albo że w tym przypadku nie warto.
Napisz na biuro@appcreo.pl albo zadzwoń: +48 783 477 243. Formularz na stronie kontaktu też działa, ale mailem odpowiadamy szybciej.
