Co konkretnie automatyzujemy
Powtarzalne zadania, ręczne przekazywanie danych i rozproszone informacje kosztują firmy dziesiątki godzin miesięcznie. Automatyzacja odbiera te godziny z powrotem - bez wymiany systemów i bez własnego działu IT. Pracujemy z tym, co już działa w Twojej firmie, i sprawiamy, że działa lepiej.
Automatyzacja to zestaw reguł, nie sztuczna inteligencja. Jeśli proces da się opisać zdaniem „gdy zdarzy się X, ma się stać Y” - automatyzacja wystarczy i będzie tańsza, szybsza oraz w pełni przewidywalna.
AI dokładamy tylko tam, gdzie reguł napisać się nie da; o tym piszemy na stronie o wdrożeniach AI. Gdy potrzebny jest cały nowy system, a nie przepływ między istniejącymi, budujemy aplikację dla firmy.
Automatyzacja procesów operacyjnych
Wnioski, zatwierdzenia, powiadomienia, przypisywanie zadań, przypomnienia o terminach. Wszystko, co dziś jedna osoba przekazuje drugiej mailem albo na kartce.
Co wdrażamy najczęściej:
- Wnioski urlopowe i zakupowe z automatyczną ścieżką akceptacji - wniosek trafia do właściwego przełożonego bez pytania „kto to zatwierdza”.
- Automatyczne zakładanie zadań w narzędziu projektowym na podstawie zdarzeń w CRM albo w formularzu.
- Przypomnienia o terminach: umowy, przeglądy, płatności, odnowienia.
- Onboarding nowego pracownika - jeden formularz uruchamia konta, dostępy, listę zadań dla przełożonego i komplet dokumentów do podpisu.
- Automatyczne potwierdzenia i powiadomienia dla klientów po każdej zmianie statusu sprawy.
Czas wdrożenia: 7–14 dni na proces.
Integracja systemów - CRM, ERP, arkusze, poczta
Najczęstsza strata czasu w MŚP to przepisywanie tych samych danych z jednego miejsca do drugiego. Integracja usuwa ten krok w całości. Typowe scenariusze opisujemy w artykule o integracjach CRM z narzędziami firmowymi.
Co łączymy:
- CRM z ERP - zamówienie z systemu handlowego trafia do systemu magazynowego i księgowego bez ręcznego wprowadzania.
- Formularz na stronie z CRM - zapytanie od razu staje się rekordem, przypisanym do handlowca, z automatycznym potwierdzeniem dla klienta.
- Sklep internetowy z magazynem i księgowością - stany, zamówienia, faktury.
- Arkusze kalkulacyjne z systemami - jeśli firma pracuje na Excelu, nie każemy z niego rezygnować; podłączamy go jako źródło albo cel danych.
- Skrzynkę pocztową z systemem obsługi zgłoszeń.
- Systemy, które nie mają API - przez bazę danych albo wymianę plików.
Kierunek wymiany ustalamy jawnie: który system jest źródłem prawdy dla którego pola. To pytanie decyduje o powodzeniu integracji, dlatego zadajemy je na warsztacie, nie po fakcie.
Czas wdrożenia: 1–2,5 tygodnia na parę systemów.
Automatyzacja obiegu dokumentów
Dokument przestaje krążyć w załącznikach i zaczyna mieć jedno miejsce, status i historię. Wiadomo, gdzie jest, kto go zatwierdził i co się z nim dalej stanie.
Co wdrażamy:
- Elektroniczny obieg faktur kosztowych - od wpływu, przez opisanie i akceptację, po przekazanie do księgowości. Z rejestrem, kto i kiedy zatwierdził.
- Obieg umów - wersjonowanie, ścieżka akceptacji, przypomnienia o terminach wypowiedzenia i odnowienia.
- Obieg reklamacji i zgłoszeń serwisowych z automatycznym przydziałem do właściwej osoby i pilnowaniem terminów odpowiedzi.
- Dokumenty kadrowe i onboardingowe - kompletowanie, podpisy, archiwizacja.
- Automatyczne generowanie dokumentów z szablonu na podstawie danych z systemu: umowy, protokoły, zamówienia.
Nie trzeba już pytać, na czyim biurku leży dokument - jego status widać w systemie.
Czas wdrożenia: 1,5–3 tygodnie na jeden obieg.
Jeśli dokument ma krążyć po firmie - to automatyzacja. Jeśli trzeba go przeczytać i zrozumieć - to AI.
Raportowanie i dashboardy
Raport, który powstaje sam, jest zawsze aktualny i zawsze liczony tak samo. Jak przejść od danych w CRM do decyzji, pokazujemy w tekście analityka w CRM - od danych do działania.
Co wdrażamy:
- Dashboardy z danymi na żywo, zasilane z kilku systemów naraz.
- Cykliczne raporty wysyłane mailem - dzienne, tygodniowe, miesięczne.
- Alerty przy przekroczeniu progu: spadek sprzedaży, zapas poniżej minimum, przekroczony termin zgłoszenia.
- Automatyczne zestawienia dla zarządu, przygotowane przed spotkaniem, a nie w nocy przed nim.
Czas wdrożenia: 7–14 dni.
Gdzie automatyzacja
przynosi realne
korzyści małym
i średnim firmom?
W firmach zatrudniających od kilku do kilkudziesięciu osób dobrze widać, ile czasu pochłaniają czynności powtarzalne: ręczne wpisywanie danych, przypomnienia, kompletowanie dokumentów, aktualizowanie raportów. Każda z osobna wydaje się błaha, ale razem są istotnym kosztem. Automatyzacja odzyskuje ten czas na pracę, która rozwija firmę.
Dane zawsze aktualne i w jednym miejscu
Eliminujemy konieczność ręcznego przenoszenia informacji między arkuszami, skrzynką mailową i systemem CRM. Dzięki temu dane przepływają automatycznie - bez błędów wynikających z kopiowania i bez opóźnień.
Krótszy czas realizacji procesów wewnętrznych
Wnioski, zatwierdzenia, powiadomienia i przypisywanie zadań - wszystkie te czynności mogą odbywać się automatycznie, zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami. Pracownicy otrzymują właściwe informacje we właściwym momencie.
Integracja z narzędziami, które firma już posiada
Automatyzacje wdrażamy na bazie istniejącej infrastruktury: systemów CRM, ERP, arkuszy kalkulacyjnych, poczty e-mail czy aplikacji biurowych. Nie wymaga to zakupu nowego oprogramowania ani kosztownego wdrożenia od podstaw.
Rozwiązania skalowalne wraz z rozwojem firmy
Zaczynamy od obszarów, które przynoszą największy efekt w najkrótszym czasie. Następnie, w miarę potrzeb, rozbudowujemy automatyzacje o kolejne procesy - bez konieczności przebudowy całego systemu.
Jak przebiega wdrożenie automatyzacji - etapy i czasy
Pięć etapów, z czasami. Etapy 1 i 2 są bezpłatne - po nich znasz zakres, harmonogram i cenę, i dopiero wtedy decydujesz o dalszych krokach.
| Etap | Co się dzieje | Czas | Twoje zaangażowanie | Koszt |
|---|---|---|---|---|
| 1. Audyt procesów | Przechodzimy przez procesy operacyjne i szukamy tych, które zabierają najwięcej czasu i najczęściej generują błędy. Wynik: lista procesów uszeregowana według zwrotu z automatyzacji. | 1–3 dni robocze | 1–2 rozmowy po ok. godzinie | bezpłatnie |
| 2. Warsztat i projekt przepływów | Rysujemy docelowy przebieg: co dzieje się automatycznie, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka, jak wyglądają wyjątki. Wynik: schemat i wycena stała. | 3–4 h warsztatu, projekt w 2–3 dni | 2–4 osoby znające proces | bezpłatnie |
| 3. Budowa | Wdrażamy automatyzację - no-code, low-code albo kod, zależnie od procesu i środowiska. | 1–3 tygodnie | 1 spotkanie tygodniowo | wg wyceny z etapu 2 |
| 4. Testy z zespołem | Twoi pracownicy pracują na rozwiązaniu równolegle do starego trybu. Zbieramy uwagi, poprawiamy. | 4–7 dni | 2–3 osoby po ok. 2 h tygodniowo | w cenie |
| 5. Uruchomienie i monitoring | Przełączenie na tryb produkcyjny, szkolenie, przez pierwsze tygodnie aktywny nadzór nad działaniem. | 1–2 dni + 4 tygodnie nadzoru | szkolenie zespołu | w cenie |
Łącznie: 2–4 tygodnie dla jednego procesu, 1–2 miesiące dla automatyzacji obejmującej kilka działów i wiele integracji.
Zaczynamy zawsze od jednego procesu - tego, który daje najszybszy efekt. Kolejne dokładamy dopiero wtedy, gdy pierwszy działa i zespół mu ufa. Wdrożenia „wszystko naraz” mają najwyższą awaryjność i nie polecamy ich.
Ile kosztuje automatyzacja procesów
Cena zależy od liczby procesów, liczby systemów do połączenia i tego, czy systemy mają API. Poniżej ceny i czas wdrożenia, żeby było jasne, o jakim rzędzie wielkości mówimy. Cena stała jest znana po bezpłatnym warsztacie.
od 5 000 zł netto - jeden prosty proces
Automatyzacja bez integracji albo z jedną integracją przez gotowe API.
Czas wdrożenia: 7–14 dni
od 12 000 zł netto - integracja dwóch systemów
Dwukierunkowa wymiana danych, mapowanie pól, obsługa błędów.
Czas wdrożenia: 1–2,5 tygodnia
od 19 000 zł netto - obieg dokumentów
Pełna ścieżka akceptacji, statusy, uprawnienia, rejestr zmian, archiwum.
Czas wdrożenia: 1,5–3 tygodnie
od 45 000 zł netto - automatyzacja kilku działów
Wiele powiązanych procesów, wiele systemów, panel administracyjny.
Czas wdrożenia: 1–2 miesiące
Opieka po wdrożeniu - monitoring, reakcja na błędy, drobne zmiany, aktualizacje integracji - kosztuje od 600 zł netto miesięcznie, od uruchomienia.
Czas wdrożenia liczymy od startu prac. Wcześniej jest 4–7 dni bezpłatnego audytu i warsztatu, więc jeden proces zajmuje zwykle 2–4 tygodnie od pierwszej rozmowy.
Do tego dochodzą licencje narzędzi, jeśli rozwiązanie z nich korzysta - na przykład n8n, Make lub Power Automate. Płacisz je bezpośrednio dostawcy, typowo od ok. 30 USD miesięcznie, zależnie od narzędzia i liczby użytkowników. Podajemy tę kwotę w wycenie.
W części projektów da się jej uniknąć - wtedy proponujemy rozwiązanie własne, bez opłat abonamentowych na rzecz zewnętrznego narzędzia.
Co obniża cenę: systemy z gotowym API, proces, który ktoś w firmie potrafi opisać od początku do końca, zgoda na ujednolicenie kilku wariantów procesu w jeden. Co ją podnosi: system bez API, wiele wyjątków od reguły, dane wymagające wcześniejszego uporządkowania.
Ceny pozostałych usług - aplikacji mobilnych, webowych i wdrożeń AI - zebraliśmy w cenniku.
Narzędzia, na których pracujemy
Dobieramy narzędzie do procesu, nie odwrotnie. Trzy podejścia, których używamy - często w jednym projekcie łącznie:
- No-code i low-code - n8n, Make, Microsoft Power Automate, Zapier. Najszybsze wdrożenie, najniższy koszt startowy, opłata abonamentowa na rzecz dostawcy.
- Kod własny - Python, Node.js, integracje przez REST i bazy danych. Wybieramy go przy dużym wolumenie, nietypowej logice albo gdy firma nie chce zależeć od zewnętrznego narzędzia.
- Rozszerzenia istniejących systemów - moduły i wtyczki do posiadanego ERP lub CRM.
Bazy i infrastruktura: PostgreSQL, MySQL, AWS, Microsoft Azure, Google Cloud. Możemy uruchomić rozwiązanie w chmurze albo na Twoim serwerze - decyzja należy do Ciebie.
Dlaczego warto powierzyć nam automatyzację procesów swojej firmy
Rozwiązania szyte na miarę - nie gotowe szablony
Każda automatyzacja powstaje w oparciu o dogłębne zrozumienie procesów i systemów danej firmy. Nie stosujemy jednolitych rozwiązań dla wszystkich klientów - dobieramy technologie i architekturę do konkretnej sytuacji, tak by automatyzacja od pierwszego dnia działała sprawnie w Twoim środowisku.
Jeden zespół od audytu do utrzymania
Prowadzimy projekt od pierwszej rozmowy, przez analizę i projekt, aż po wdrożenie i dalszy rozwój rozwiązania. Doradzamy i wspieramy nie tylko na etapie realizacji, ale również po jej zakończeniu.
Szybsze wdrożenie bez kompromisów jakościowych
Dzięki połączeniu podejścia no-code, low-code i tradycyjnego programowania z wykorzystaniem AI skracamy czas realizacji i ograniczamy koszty - zachowując przy tym pełną kontrolę nad jakością i bezpieczeństwem wdrażanych rozwiązań.
Mówimy „nie”, kiedy się nie opłaca
Jeśli po audycie wyjdzie, że proces jest zbyt rzadki albo zbyt zmienny, żeby automatyzacja się zwróciła, powiemy to na etapie bezpłatnym - przed wyceną, nie po podpisaniu umowy. Wolimy stracić jeden projekt niż zbudować coś, czego zespół klienta nie będzie używał.
Najczęściej zadawane pytania o automatyzację procesów
Proces wymaga odczytu dokumentów, e-maili albo tekstu pisanego przez ludzi? Wtedy potrzebne jest AI - zajrzyj na stronę o wdrożeniach AI.
Przykłady automatyzacji w konkretnych sektorach opisujemy na stronach branżowych, a przebieg samej współpracy - w procesie współpracy.
Zaktualizowano: